Il decreto milleproroghe (DL 183/2020) ha nuovamente prorogato l’efficacia della norma di cui all’art. 106 del DL18/2020 al 31.3.2021. Tale termine verrà anticipato in caso di anticipata cessazione lo stato di emergenza (attualmente fissato al 31.1.2021).

Ne consegue che le le associazioni private anche non riconosciute e le fondazioni, nonché le società, comprese le società cooperative ed i consorzi, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.

Affinchè l’assemblea risulti valida, è necessario che
vengano preventivamente stabiliti e comunicati i criteri trasparenza e
tracciabilità al fine di permettere al Presidente, direttamente o attraverso
l’ufficio di segreteria, di identificare tutti i partecipanti e verificarne il
diritto all’intervento e al voto e, quindi, di consentire a tutti soci la
partecipazione informata e l’espressione del voto.

La convocazione dell’Assemblea dovrà pertanto contenere,
oltre alla indicazione degli argomenti posti all’Ordine del Giorno e del luogo
della convocazione fisica (non è ammissibile che l’Assemblea sia convocata solo
in un “luogo” virtuale), anche le modalità di svolgimento
dell’Assemblea con le seguenti precisazioni:

– possibilità di intervenire fisicamente o mediante
collegamento da remoto;

– informazioni sulla piattaforma telematica scelta per la
gestione dell’Assemblea da remoto. La segreteria porrà particolare attenzione a
fornire anche le istruzioni per realizzare il collegamento, quando, per la
tipologia degli associati, siano prevedibili maggiori difficoltà nell’utilizzo
di tali mezzi.

Nelle società e associazioni con una base sociale ampia, è
certamente consigliabile valutare preventivamente la piattaforma telematica, per
verificare che questa consenta di esprimere il proprio voto in modo simultaneo
e certo.

Deve essere consentito a chi presiede accertare la
regolarità della costituzione della riunione (identificando in modo certo i
partecipanti), di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i
risultati delle votazioni.

Ogni partecipante deve essere nella possibilità di seguire
in modo adeguato lo svolgimento del dibattito assembleare, di intervenire
tempestivamente in merito alla trattazione degli argomenti e alla votazione.

Lo studio Notarile Camocardi offre la
tecnologia e l’assistenza per consentire di gestire assemblee a distanza.