Compliance

Procedura di incarico e rapporto con il cliente

Il lavoro del Notaio, caratterizzato dal solido intreccio tra l’opera professionale e la funzione pubblica, è già per legge disciplinato in modo puntuale, con la previsione di molteplici verifiche obbligatorie da farsi sia dal Notaio stesso sia da organismi pubblici: l’Archivio Notarile (dipendente dal Ministero di Giustizia) e l’Agenzia delle Entrate.

Al Consiglio Notarile Distrettuale, poi, sono affidate ulteriori funzioni di controllo dell’attività professionale del Notaio.

Oltre a questi controlli derivanti dalla legge sulla qualità del lavoro, lo Studio Notarile associato Vincenzi – Camocardi ha adottato ulteriori protocolli interni con lo scopo di regolare le varie fasi in cui si articola il lavoro: dall’incarico ricevuto dal cliente fino alla consegna della copia di parte che avviene al termine di tutta la procedura.

In particolare la fase del “Rapporto con il Cliente” è, sua volta, articolata nelle seguenti sotto-fasi procedurali.

1 - Primo contatto

Primo contatto con lo studio nel quale il Cliente direttamente, oppure attraverso suoi professionisti di fiducia (Avvocati, Commercialisti, Ingegneri, Architetti, Geometri, Agenti immobiliari, ecc.) si rivolge allo studio per impostare una operazione di proprio interesse, oppure per richiedere informazioni. I Notai e lo staff dello Studio incontrano il Cliente e forniscono tutte le informazioni e i chiarimenti richiesti. Il Cliente può scegliere a quale Notaio rivolgersi o, in mancanza, l'assegnazione della pratica verrà effettuata dalla Reception.

2 - Predisposizione del preventivo

Predisposizione del preventivo in modo chiaro e dettagliato in ogni sua voce a cui segue l'accettazione del preventivo da parte del Cliente e il conferimento incarico al Notaio. Il Cliente può scegliere che l'atto venga stipulato dal Notaio Paolo Vincenzi o dal Notaio Carlo Camocardi. Qualora il Cliente non effettui in modo espresso la scelta, l'assegnazione verrà effettuata dalla Reception e immediatamente comunicata al Cliente stesso.

3 -Affidamento e esecuzione dell'istruttoria:

a seguito della accettazione del preventivo da parte del Cliente, viene aperto il fascicolo di studio che viene affidato ad una impiegata del settore di competenza (atti immobiliari, atti societari, atti successori, altri atti). Viene comunicato al Cliente il nome e il riferimento dell'impiegata incaricata e con la quale il Cliente si relazionerà per la consegna di tutta la documentazione prevista dalla legge e dalla prassi per il tipo di atto richiesto; si effettuano i controlli presso gli uffici pubblici (Registri immobiliari, Registri commerciali); si studiano tutti i documenti per verificare l'inesistenza di impedimenti alla stipula.

4 - Fissazione della stipula

Fissazione della data della stipula a seguito della verifica della completezza e correttezza della documentazione.

5 -Pagamento

Pagamento che deve avvenire prima del giorno fissato per la stipula dell'atto: il cliente dovrà procedere al pagamento delle somme dovute per imposte, tasse, compensi e onorari come indicati nel preventivo, eventualmente aggiornato a seguito della realizzazione delle attività. Il pagamento potrà essere effettuato con le seguenti modalità: - con bonifico sul conto corrente DEDICATO intestato a "STUDIO NOTARILE ASSOCIATO PAOLO VINCENZI E CARLO CAMOCARDI" presso BPER IBAN IT 43 Z 05387 23300 000003162811; - mediante carta di credito o pagobancomat; - con assegno circolare o bancario. In relazione alle particolarità dell'atto, il Notaio potrà richiedere il pagamento con valuta e disponibilità in data anteriore o coincidente con quella della stipula. Il conto corrente su cui il Cliente deve effettuare il bonifico, o sul quale vengono regolate le operazioni di incasso degli assegni o dei pagamenti elettronici, è regolato dalla Legge 27.12.2013 n. 147, modificata dalla Legge 4.8.2017 n. 124 (Legge sulla concorrenza 2017), la quale ha previsto che il pagamento delle imposte debba avvenire su di "conto corrente dedicato" intestato al Notaio o allo Studio Notarile. Le somme depositate nel conto corrente dedicato costituiscono patrimonio separato. Dette somme sono escluse dalla successione del Notaio e dal suo regime patrimoniale della famiglia, sono impignorabili a richiesta di chiunque ed impignorabile è altresì il credito al pagamento o alla restituzione delle stesse.

6 - Stipula dell'atto

Nel giorno e ora fissati, il Cliente accede allo studio munito dell'originale del documento di identità in corso di validità già anticipato durante la fase dell'istruttoria, del codice fiscale e, qualora cittadino extracomunitario, con il permesso di soggiorno in corso di validità e con ogni altro documento che sia stato chiesto di portare. A seguito dalla stipula dell'atto, viene consegnata al Cliente la "certificazione di avvenuta stipula", cioè il documento con il quale il Notaio certifica che in quel giorno è stato concluso quel determinato atto. Tale certificazione è utile per anticipare la consegna della copia conforme dell'atto stesso e potrà essere consegnata, a secondo dei casi, all'amministratore di condominio per l'aggiornamento dell'anagrafe condominiale, al commercialista, al tecnico per l'inizio o la continuazione di opere edili, ad altro Notaio per la stipula di un atto conseguente e urgente, potrà anche per presentare la domanda di cambio di residenza presso l'anagrafe comunale o per effettuare la domanda di voltura delle utenze energetiche.

7 - Esecuzione delle formalità

Esecuzione delle formalità prescritte dalla normativa vigente in relazione al tipo di atto stipulato. Le formalità vengono eseguite entro 5 giorni lavorativi dalla stipula, salvo particolari urgenze che richiedano un tempo minore oppure, al contrario, particolari difficoltà che richiedano un tempo maggiore. Con l'espressione "formalità", a titolo esemplificativo, si fa riferimento a: registrazione presso l'Agenzia delle Entrate con pagamento dei tributi, trascrizione nei registri immobiliari, voltura catastale (atti immobiliari), deposito nel Registro Imprese (atti societari), comunicazione allo stato civile (convenzioni matrimoniali), deposito presso il registro testamenti e presso l'archivio notarile (testamenti, accettazioni e rinunce di eredità), deposito presso il tribunale competente (ricorsi di volontaria giurisdizione, stati di graduazione).

8 -Copia atto e consegna fattura.

A seguito della stipula, il Cliente viene invitato a contattare lo studio dopo una decina di giorni per chiedere la copia conforme all'originale dell'atto, che potrà essere consegnata in forma cartacea oppure digitale con firma digitale (.pdf.p7m) oppure semplice (.pdf).

Elenco documenti per la predisposizione di un atto

Elenco documenti per la predisposizione di un atto La stipula di un atto notarile, cioè la sottoscrizione del contratto fatta dalle parti e dal Notaio, è la conclusione di numerose verifiche e controlli effettuate direttamente dal Notaio e dal suo staff, oppure da tecnici abilitati o altri professionisti che predispongono e consegnano al Notaio una relazione tecnica, oppure una perizia o una valutazione. Per l'effettuazione di tali verifiche e controlli è necessario che il Cliente, direttamente o a mezzo di suoi incaricati, fornisca allo studio i documenti necessari per la tipologia di atto richiesto. Qui è possibile scaricare l'elenco dei documenti da predisporre e consegnare allo Studio. L'elencazione è generica; lo Studio fornirà ogni utile precisazione e chiarimento sui documenti da consegnare. Atti Immobiliari Atti Societari Testamenti Dichiarazioni di Successione Moduli Antiriciclaggio e Privacy