Il decreto milleproroghe (DL 183/2020) ha nuovamente prorogato l’efficacia della norma di cui all’art. 106 del DL18/2020 al 31.3.2021. Tale termine verrà anticipato in caso di anticipata cessazione lo stato di emergenza (attualmente fissato al 31.1.2021).
Ne consegue che le le associazioni private anche non riconosciute e le fondazioni, nonché le società, comprese le società cooperative ed i consorzi, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.
Affinchè l’assemblea risulti valida, è necessario che vengano preventivamente stabiliti e comunicati i criteri trasparenza e tracciabilità al fine di permettere al Presidente, direttamente o attraverso l’ufficio di segreteria, di identificare tutti i partecipanti e verificarne il diritto all’intervento e al voto e, quindi, di consentire a tutti soci la partecipazione informata e l’espressione del voto.
La convocazione dell’Assemblea dovrà pertanto contenere, oltre alla indicazione degli argomenti posti all’Ordine del Giorno e del luogo della convocazione fisica (non è ammissibile che l’Assemblea sia convocata solo in un “luogo” virtuale), anche le modalità di svolgimento dell’Assemblea con le seguenti precisazioni:
– possibilità di intervenire fisicamente o mediante collegamento da remoto;
– informazioni sulla piattaforma telematica scelta per la gestione dell’Assemblea da remoto. La segreteria porrà particolare attenzione a fornire anche le istruzioni per realizzare il collegamento, quando, per la tipologia degli associati, siano prevedibili maggiori difficoltà nell’utilizzo di tali mezzi.
Nelle società e associazioni con una base sociale ampia, è certamente consigliabile valutare preventivamente la piattaforma telematica, per verificare che questa consenta di esprimere il proprio voto in modo simultaneo e certo.
Deve essere consentito a chi presiede accertare la regolarità della costituzione della riunione (identificando in modo certo i partecipanti), di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni.
Ogni partecipante deve essere nella possibilità di seguire in modo adeguato lo svolgimento del dibattito assembleare, di intervenire tempestivamente in merito alla trattazione degli argomenti e alla votazione.
Lo studio Notarile Associato Vincenzi e Camocardi offre la tecnologia e l’assistenza per consentire di gestire assemblee a distanza.